Outlookのメールや予定表をスマートフォンで確認したい

仕事のメールや予定は、マイクロソフトのOutlookで管理でしょうか。
自分でもOfficeを導入して使ってしまいます。それほど便利なアプリだと思うのです。

パソコンで便利に見えているメールやスケジュールですから、スマホでも見たいですよね。
ここでOSの壁に阻まれてしまうとは！
そこを乗り越えた先に、業務効率化が見えてくることでしょう。

会社の情報の場合は、機密情報をどう扱うか、ルールは守りましょう。

Outlookの情報をスマホで見る方法

会社では、パソコンにインストールされているOutlookでメールやスケジュールを管理、確認されていることでしょう。
Microsoft365 ということもあるでしょう。（そうであれば、スマホ対応も進んでいるとは思いますが。）

電子的に活用できている情報なのですから、普段持ち歩いているスマートフォン（スマホ）でも活用したいですよね。

純正アプリを使う

いちばんスマートな方法だと思います。
小細工なしのシンプルな方法です。

iOSにもAndroidにも、マイクロソフト社製の公式アプリが公開されています。
使い勝手などに関して、好みが分かれるとは思います。
Microsoft365を思わせるデザインですね。

課題となるのは、メールアドレス（アカウント情報）を設定できるかどうかです。
会社管理のメールの場合は、ドメイン参加など、システム管理者に確認が必要です。

その他の指定アプリを使う

会社のシステム整備状況によっては、Outlookではないアプリを使うように指示されることがあります。
Outlookを使いたいところですが、会社方針が決まっているのであれば、それには逆らえません。。

どうしてもOutlookを使いたければ、がんばって利用アプリを増やしてもらえるように頼むなど、何らかのアプローチを考えましょう。

Web版を使う

Outlookは、Web版もあります。
見た目はインストールするタイプのアプリとそこまで変わらないです。

会社のアカウントでしたら、契約状況によって利用するサイトが異なります。
システム担当の方にWeb版のURLを教えてもらうのが近道です。

ログイン方式もいろいろあるので、併せて確認しましょう。

グループウェアを使う

これもOutlookではないのですが。。
グループウェアの中には、Outlookと連携できるものがあります。
メールやスケジュールをグループウェアのアプリで見るという選択肢が考えられるのです。

専用アプリの場合もあれば、Web版の場合もあります。製品によりけりです。
システム構成次第なので、選択肢にあれば、活用しましょう。

直接連携できなくても諦めない！

自動でも手動でも、直接連携できるに越したことはありませんが。
その手段がすべて使えないのであれば致し方ありません。
すこしアナログな方法でも、スマホでスケジュールなどを見られると便利ですからね。

紙よりはスマートです。
という方法を考えました。

リアルタイム連携の道が断たれているので、メールは諦めてください。

会社や組織のセキュリティー方針は確認しておいてください。
禁止行為は決して行わないように！

PDF化する

Outlookの印刷機能を利用して、スケジュールをPDF化してデータをスマホで持ち歩きます。

PDF化できるアプリ（プリンター候補）があることが前提です。
事前に導入しておけば、何かと便利です。

Outlookで、予定表を表示したら、ファイルから「印刷」を選択します。

いくつかのスタイルでスケジュールを印刷できます。
日ごとや週ごとなど、見やすいものを選びます。

「印刷オプション」では、印刷する期間を選択できます。
好きなように決めましょう。

「プリンター」は、PDFを出力できるものを選びます。

できあがったPDFファイルは、スマホで確認可能なメール宛に送るとか、データ共有サービスを利用するとか、何らかの方法でスマホに連携しましょう。
PDFになったから印刷して持ち歩くなんて、今回の趣旨から外れていますよ！ｗ

写真を撮る

もう、最後の最後の最終手段です。
搦手ですね。。

いろいろと無理なのであれば、画面を撮影して、持ち出すしかないです。

ただし、執務室内撮影禁止などのルールがある職場も存在すると思います。
慎重にどうぞ。
ルールは守りましょう。

管理者に提案して業務効率化を

働き方改革が叫ばれる時代です。
これはこれで、錦の御旗なのです。
口実のとっかかりにして、スマホでのメールやスケジュール確認がスムーズにできるよう、システム管理者や上位者に提案していきましょう！

社内ルールの改定など、案外面倒なことがあるかもですが、一時の頑張りです！

高機能なスマホを持ち歩いているのですから、メールやスケジュールは、リアルタイムに同期して確認したいですよね。
紙管理が残ってしまうとしても、最低限にしてしまいたいものです。
自分のスケジュールをスマホに登録しているのに、仕事の予定を一緒に見られないなど、ありえません！

便利さとセキュリティーのバランスが取れるように、考えたいものです。