Wordのコメントが「作成者」になるときの対処

質問
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Wordにコメントを付けた。
コメントを書いた時には自分の名前が表示されていたのに、保存したら「作成者」になった。
自分の名前を表示させたい。

Blog Admin
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文書に個人情報を保存しない設定になっているためと考えられます。
設定変更で対応できます。

Word
コメント情報を保存するか

Wordの最大のメリットともいえる、変更履歴を記録する部分のお話です。
誰が何を変えたかということを記録しているわけですが、「誰が」の部分は個人情報なので、設定によって秘匿できるのです。

分かっていれば便利機能でしょう。
ただ、確認すべきことが多くなるのも事実です。便利さとプライバシー保護はトレードオフになることがありますよね。

Word 365版で確認したものです。
2013以降は、この機能が実装されていますので、操作は同じです。

コメントした人が分からない!?

バルーン

今回の問題です。
Word文書にコメントを入れると、誰が、いつ、どこに対してコメントしたかが分かります。
(変更履歴も同じです。)
校閲機能です。

コメントはスレッドになって、編集とか解決とか操作ができて、とても便利だと思うのです。

ここの表示が「作成者」になってしまうというお話です。
本来は自分や誰かのアイコンと名前が表示されるわけですが。。
これだとコメントとしては分かりにくいですね。

作成者
作成者になってしまう。。

ちなみに、この状態で変更履歴を見ても、何を変更したかは記録されていますが、誰が変更したかは記録されていません
そういう設定になっているからです。

コメントに自分の名前を表示させる設定

Word

「作成者」表示になる場合には、既述のとおり、「誰が」を記録しない設定になっています。
個人情報を保存しない設定なのです。
設定を解除しましょう。(詳細は後述します。)

どなたかが作成した文書を使っていますね?
他人が作成したファイルの情報はある程度確認しておいたほうがよいですよ。
書式関係(フォントやスタイルや色など)とか見出し関係とか、挙げればキリがないのですがw

ウイルスを仕込まれるとかいった可能性もゼロではありません。。(悲しい話ですが。。)

自分の名前を保存できるようにする

ユーザー

今回の目的は、コメントに自分(他人も含め)の名前を表示できるようにすることです。
個人情報を保存できればよいわけです。

原因は、個人情報を保存しないように設定されているからですので、そこを解除します。

操作方法

ファイル → 情報 → これらの情報をファイルに保存できるようにする

文書の検査

コメント前にやっておいた方がよいです。
うっかり上書き保存すると、自分のコメントが「作成者」になります。

注意点

グレー

いろいろな情報が保存されることになります。
文書の検査の目的は、主に、個人情報を保存させないことです。

コメントのやりとりをするわけですから、名前が残ることに問題があるとは思えませんが。。

社内でコメント確認して、社外には個人情報なしで送付とかいったこともあると思います。
上手に使い分けてください。
見せてもよい人に、見せてもよい情報を、ということで。

逆も然り(ドキュメント検査)

個人情報を保存しないようにする設定です。
プロパティやヘッダー、フッターなどの部分に個人情報がないか、検査してくれます。

文書を検査する

ドキュメントを保存している前提です。

ファイル → 情報 → 文書のチェック → ドキュメント検査

問題のチェック
文書の検査を実施します。

変更履歴やプロパティは削除してくれるのですが、ヘッダー、フッターやALT属性などは、何が書かれているのかまで検査機能では認識できません。
怪しいところがありますよという結果が返されます。それぞれのチェックは自身で行う必要があります。

今回の原因は、これを誰かがやっていたということです。

この投稿を書いたのは・・・
Blog Master

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無駄遣い扱いされたくないのと、何かの役に立つかと思い、記録を書くことにしたのでした。

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