Excelの入力規則のリスト候補を別シートに設定する方法

マイナー機能かどうかはさておき。
やるべきことは以下の２点です。

1. 名前の定義
2. 入力規則

たったこれだけですので、分かる方は流し読みで。
今回初めてという方も、まずはやってみて、ぜひ活用してみてください。

同一シート内に候補リストを作る場合は、ワンステップで設定できます。

元の値を名前にする

やることは2つと書きましたが、作業ステップは3つにします。
つまり、以下です。

1. 準備： 候補リストをつくる
2. 設定1： 「名前」を定義する
3. 設定2： 「元の値」に定義した名前を設定する

とはいっても、今回の例題を作るには1分もかからないレベルだと思います。（慣れればですが）

空のブックを準備して、Sheet1とSheet2がある状態を前提とします。
Sheet1の任意のセルに入力規則を設定します。
Sheet2の任意のセルにリストを作成します。
これらは自身の環境に合わせて、適宜読み替えてください。

最終形のイメージは以下のとおりです。

準備： 候補リストを作る

Sheet2に候補リストを作ります。
例のとおりですが、以後、管理しやすいようにタイトルを入れています。
見た目は大事ですよ！

タイトルをつけておくと、名前の定義の際にも便利なのです。（なくても機能的には問題ありません。）

これで準備完了です。

設定1： 「名前」を定義する

今回は、Sheet2のA1からA4を選択した状態で名前を定義します。

「名前の定義」をクリックすると、「新しい名前」ウィンドウが出てきます。

A1はタイトル用に選択していたので、「参照範囲」の右側のボタンをクリックして、A2からA4に変更しておきます。
OKを押したら、「List」という名前が定義できました。

設定2： 「元の値」に定義した名前を設定する

Sheet1の好きなセルに、入力規則を設定します。
「入力値の種類」を「リスト」とします。

「元の値」に、先ほど定義した名前を設定します。

=List

半角イコールをお忘れなく。
これで設定は完了です。

Excelのセルを選択メニュー（ドロップダウンリスト）にするやつ

入力規則を設定することで、選択肢から値を選べるようにできます。

wnkhs.net

2020.12.05

リストを変更するには

別シートにあるリストを編集するだけです。
候補数が変わらないときは書き換えでよいのです。
候補数の増減がある場合には、挿入や削除を活用します。

名前の定義で設定した範囲は、数式の指定のように、挿入や削除に合わせてExcelが自動調整してくれます。
名前の定義のときのドルマーク（$）は、相対位置を変えないという意味で、範囲を絶対値として固定するものではありません。

上の例では、BとCの間に2行追加して、C、D、Eを書き換えました。

維持管理も考えてあげてください

別シートに候補リストがあると、ブック全体の見とおしは悪くなります。
名前の定義も確認するステップが多くなり、管理が難しいです。

個人で使っているだけのものであれば、いくらでも好きなように設定を入れてしまえばよいのですが。
お仕事で使うものであれば、チームや取引先との関係もあると思います。
担当が変わって引き継ぐことになるかもしれません。
自分が使いやすいものでも、他人には謎な可能性もあります。
ここで調べたことは、さっきまで知らなかった（忘れていた？）ことなのですから！

なんだか分からないけれど、修正方法が謎だから、不便でもそのまま使い続けているとかいうことにならないよう。。
野良エクセルを作り出さないように、分かりやすくしてあげてくださいね。